РЕГЛАМЕНТ РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ И ОБРАТНОЙ СВЯЗИ

РЕГЛАМЕНТ

РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ И ОБРАТНОЙ СВЯЗИ

  Общие положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует порядок подачи, регистрации, рассмотрения и закрытия жалоб от физических и юридических лиц, включая граждан, организации, государственных служащих, партнёров и других заинтересованных сторон по поводу всех проблемных вопросов связанных с деятельностью Экофорума ННО Узбекистана (ЭКОФОРУМ) с целью их эффективного и оперативного разрешения.

1.2. Механизм рассмотрения жалоб (далее — РРЖ) направлен на обеспечение прозрачности, подотчётности, эффективности деятельности ЭКОФОРУМА, а также на защиту прав и законных интересов заявителей.

1.3. Жалоба — это письменное обращение физического или юридического лица, содержащее утверждения о нарушении прав, несоответствии действий (или бездействия) сотрудников или структур ЭКОФОРУМА установленным нормам, процедурам или этическим принципам.

 Принципы работы механизма

РРЖ основывается на следующих принципах:

— «Доступность» — возможность подачи жалобы любым заинтересованным лицом;

— «Объективность и беспристрастность» — непредвзятое рассмотрение обращений;

— «Конфиденциальность» — защита личности заявителя и участников процесса при необходимости;

— «Своевременность» — выполнение процедур в установленные сроки;

— «Прозрачность» — информирование заявителя о ходе и результатах рассмотрения жалобы;

— «Безопасность заявителя» — защита от возможной дискриминации или репрессалий;

— «Подотчётность» — выявление ответственных лиц и принятие мер по результатам рассмотрения.

3. Основания для подачи жалобы

Жалобы могут касаться:

— Злоупотреблений полномочиями со стороны сотрудников ЭКОФОРУМА или органов его управления;

— Действий и бездействия сотрудника, партнера, членов Совета, координаторов Программ ЭКОФОРУМА приведшие к ущербу для заявителя или ЭКОФОРУМА;

— Коррупционных действий;

— Нарушения договорённостей, контрактов или условий грантов;

— Несоблюдения процедур закупок, найма, финансового управления;

— Ненадлежащего использование средств;

— Дискриминации, нарушения прав работников, партнёров или местных сообществ;

— Сексуальных домогательств, насилия и эксплуатации;

— Иных ситуаций, нарушающих этические, правовые или операционные стандарты ЭКОФОРУМА;

 Порядок подачи жалобы

 4.1. Жалоба может быть подана в  Ревизионную Комиссию (РК) ЭКОФОРУМА в письменной форме (в том числе электронной) на узбекском или русском языках.

 4.2. Подача возможна через:

— Электронную систему подачи жалоб по адресу violation@ecoforum.uz;

— По адресу рабочего офиса Экофорума: г. Фергана, ул. Ферганская, 86;

— Лично или через доверенное лицо.

 4.3. В жалобе должны быть указаны:

— ФИО заявителя (или название организации);

— Контактная информация (указать обратный адрес для обратной связи с заявителем жалобы или обращения);

-Место\ ситуация где возникла проблема или где есть необходимость по улучшению;

-Описать негативные последствия деятельности ЭКОФОРУМА или рекомендации по улучшению;

-Указать, подается ли жалоба представителем (лица или организации), затронутых деятельностью ЭКОФОРУМА или жалоба подаётся третьей стороной имеющей письменные свидетельства полномочий;

— Доказательства или ссылки на них;

— Требования заявителя (если имеются).

 4.4. Заявитель имеет право запросить конфиденциальность

Персональные данные заявителей будут использоваться исключительно для рассмотрения их обращения и не подлежат передаче третьим лицам без согласия заявителей.

4.5. Когда можно подать жалобу\обращение?

-Жалобы можно выразить в любой момент в письменной форме.

-Жалоба должна быть подана не позднее истечения 6 месяцев со дня нарушения прав и интересов заявителя или с того дня, когда заявителю стало известно об их нарушении.

4.7. Кто может подать жалобу\обращение?

Жалобы должны быть связаны с деятельностью ЭКОФОРУМА   и поданы физическим или юридическим лицом, которые по их мнению, были негативно затронуты деятельностью организации.  Это могут быть как организации, сообщества, бенефициары проекта, так и население,  лица, подпавшие под воздействие проектов или которые могут быть  затронуты деятельностью ЭКОФОРУМА или его сотрудников прямым или косвенным образом, положительно или отрицательно.

4.8. Отказ от приёма жалобы

РК вправе отказать в приёме жалобы, если:

• истёк срок 6 мес со дня нарушения прав и интересов заявителя или с того дня, когда заявителю стало известно об их нарушении;
• если предмет жалобы не подтверждён фактами;
• если жалоба подана в некорректной форме.

             Структура Ревизионной Комиссии

 Ревизионная Комиссия (РК) состоит из 3-х человек: Председателя и 2-х  членов.

Члены РК избираются среди членов ЭКОФОРУМА НА Конференции ЭКОФОРУМА на ротационной основе, сроком на 2 года. Во избежание конфликта интересов Председатель Совета ЭКОФОРУМА не может быть выбран на позицию Председателя РК.

Председатель РК обеспечивает  всестороннее коллегиальное (совместно с членами РК) рассмотрение жалоб, при необходимости привлекает Совета ЭКОФОРУМА и внешних экспертов.

6. Порядок рассмотрения жалобы

6.1. После получения жалобы она регистрируется в течение трёх рабочих дней.

6.2. Предварительный анализ проводится в течение 7 рабочих дней. По его результатам определяется:

— Соответствие жалобы критериям приемлемости;

— Необходимость дальнейшего расследования;

— Возможная компетенция других органов (например, правоохранительных).

6.3. Если жалоба соответствует критериям, назначается ответственное лицо или комиссия из членов РК.

РК в течение 30-ти календарных дней изучит документы для рассмотрения жалобы\обращения, проведёт необходимые встречи с  заявителем/заявителями и другими заинтересованными сторонами, при необходимости с внешними экспертами.

В случае сложных вопросов, которые требуют участия других сторон, РК может провести расследование для сбора информации по делу, в этом случае сроки рассмотрения могут быть продлены до 60-ти календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.

6.4. Решения и заключения в РК принимаются на основе консенсуса..

6.5. Жалобы сотрудников на трудовые споры в ЭКОФОРУМЕ рассматриваются в соответствии с Трудовым Кодеком Республики Узбекистан.

7. Результаты рассмотрения

7.1. По результатам рассмотрения заявитель в письменной форме информируется о выводах.

7.2. Возможные действия:

— Выдача рекомендаций;

— Применение дисциплинарных мер;

— Компенсация ущерба;

— Изменение политики или процедур ЭКОФОРУМА;

— Передача материалов в правоохранительные органы.

РК оперативно информирует  членов Совета ЭКОФОРУМА о результатах рассмотрения жалобы  и предлагаемых мерах.

Совет ЭКОФОРУМА на основании рекомендаций РК  принимает необходимые решения и действия.

Разрешение конкретной жалобы зависит от поднятых вопросов. ЭКОФОРУМ  не только примет во внимание и даст ответы на жалобы, отзывы и предложения, но и предпримет необходимые действия для учета мнений бенефициаров, граждан и отдельных лиц для более всестороннего учета их интересов, эффективного и оперативного разрешения проблем возникающих в ходе деятельности ЭКОФОРУМА.

7.3. Результаты могут быть обобщены в ежегодном отчёте о работе РРЖ (без указания персональных данных).

 Апелляции

Заявитель вправе обжаловать решение о непринятии жалобы к рассмотрению или результаты рассмотрения в течение 14 дней с момента уведомления. Апелляция рассматривается высшим органом управления Советом ЭКОФОРУМА.

 Ответственность

9.1. Сотрудники ЭКОФОРУМА обязаны соблюдать конфиденциальность, не препятствовать рассмотрению жалоб и не чинить давления на заявителей.

9.2. Нарушение положений настоящего документа может повлечь дисциплинарную, административную или иную ответственность.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящее Положение утверждается решением Совета ЭКОФОРУМА.

10.2. Положение подлежит публичному размещению на официальном сайте ЭКОФОРУМА.